合規政策

肖尼健康服務

政策：

公司合規計劃的製定是Shawnee Health Service不斷努力的一部分，以提高服務質量並推進Shawnee使命。肖尼健康服務公司致力於依法提供高質量，具有成本效益的醫療保健。肖妮保健服務計劃和保健中心可以通過提供者和支持人員的努力來履行其承諾。每個人都必須以誠實和正直的行事方式以及遵守適用於醫療中心和計劃的法律，贏得與Shawnee客戶以及與Shawnee進行業務往來的個人和組織的信任和尊重。
在這方面，Shawnee Health Service認識到負責執行Medicaid和Medicare法律的聯邦機構總檢察長辦公室（OIG），衛生與公共服務部已發布了一系列針對醫療機構成員的合規計劃指南護理行業。這些指南列出了有效合規計劃的組成部分，並鼓勵醫療保健提供者（包括健康中心）制定和實施這些組成部分，以作為他們對適用法規，法規和計劃要求的合規性進行監控的一部分。
Shawnee Health Service的合規計劃已利用美國監察長辦公室（OIG）推薦的《美國量刑委員會指南》的七個要素，制定了基於價值的全面公司合規計劃，該計劃將建立內部控制和監控措施，以糾正和防止欺詐行為。活動。 SHS企業合規計劃將至少滿足以下要素：

1. 制定並分發書面的道德守則，以提供行為標準以及促進遵守承諾的書面政策和程序；
2. 指定公司合規官和其他適當機構，負責運營和監視合規計劃；
3. 制定並實施適當和有效的教育和培訓計劃；
4. 維持接收投訴的程序和程序，以保護匿名並防止採取報復措施；
5. 通過廣為流傳的紀律準則執行標準；
6. 進行審核或其他評估技術，以監控合規性並解決已發現的問題領域；
   和
7. 應對發現的違法行為並製定糾正措施。

SHS企業合規計劃（“計劃”）的成功取決於組織的道德和法律要求的發展和整合。這些要求描述如下：

• 道德規範是SHS的組織政策，它描述了指導員工遵守道德規範的道德原則。
  SHS及其成員的使命和價值觀。此策略位於SHS管理手冊中。
• 制定本政策中的合規政策和程序是為了滿足法律和法規要求
  組織的監管要求。

儘管該計劃的實施和管理是集中的，但合規性是每位員工的直接責任。該計劃將向每位員工和獨立從業人員傳達他們遵守道德和法律標準的責任，以及向管理層和公司合規官報告可疑違規行為的責任。該計劃將通過合規培訓計劃傳達給每位員工。員工將接受與他們的職能和職權相關的合規培訓水平。人力資源部將維護當前的合規培訓記錄，以用作員工績效評估的標準。各委員會將定期進行審核，以監控合規培訓的有效性。
組織的目的是在整個公司的政策和程序中整合公司合規性，因此，該政策僅概述了Shawnee Health Service的公司合規性計劃。例如，《商務辦公手冊》中的政策概述了特定程序，以確保遵守編碼和計費慣例。 《人事政策和程序手冊》概述了與非歧視和平等就業機會有關的政策。

程序：

1. 企業合規責任
   為了使“公司合規計劃”生效，所有員工都必須參與並了解其角色和職責。角色和職責如下所示：

1. 董事會：
   董事會有責任確保該計劃的目標與Shawnee的使命相一致。該計劃的目標將反映在所有治理，風險管理，信息管理，財務和運營活動中，並且這些活動應遵守所有適用法律。該計劃的有效性將通過公司合規官的報告進行監控。董事會有權就合規問題做出最終決定。任何政策變更都必須獲得董事會的批准。
2. 高層領導委員會
   高級領導委員會將為企業合規官提供建議，並將協助企業合規計劃的實施和管理。高級領導委員會將與公司合規官合作，履行以下職責：

• 分析組織的業務環境，必須遵守的法律要求以及確定和確定特定風險領域的優先級；
• 評估針對特定風險領域的現有政策和程序，以將其納入合規計劃；
• 與適當的委員會合作制定新的政策和程序；
• 確定內部或外部審核的需求，協助選擇外部審核員或內部審核團隊；
• 參加或任命跨學科團隊，以改善與不同計劃相關的合規性相關問題的流程和/或績效；
• 監督公司合規計劃在Shawnee計劃和保健中心內的有效性，並協助為董事會準備年度報告，包括績效改進目標；
• 保持警惕，以發現風險區域或可能違反州或聯邦法律，政策或程序的區域；和，
• 充當員工和公司合規官的信息來源或聯絡人。
• 執行董事
  執行董事將監督公司合規官的日常活動。執行董事將與公司合規官一起確定適用於組織業務的法律要求，以最大程度地降低違規風險。執行董事將協助公司合規官計劃進行特殊的外部調查，並處理審計結果。
  執行董事將審查公司合規官的工作，以確認對潛在的欺詐和濫用行為進行了適當的調查，遵循了確定潛在負債的適當程序，並在必要時對了政策和程序進行了審查。執行主任有權聘請外部專家進行諮詢，協助或審計。執行董事將諮詢公司合規官以確定是否需要自願披露和還款。
  如果對SHS進行了調查，則執行董事將與調查人員討論調查範圍，並將負責協調組織對調查的回應。執行董事將就任何認為必要或審慎的組織和解進行談判。
• 公司合規官：
  公司合規官的職責將由助理總監和運營官負責。
  所有收到的報告，進行的查詢，採取行動的建議以及所有相關事項均應每季度以書面形式正式向執行主任和高級領導委員會報告。
  公司合規官負責SHS計劃和衛生中心的公司合規計劃的開發，實施和管理。為確保該計劃的有效性和完整性，公司合規官應在董事會，執行董事，管理人員以及專業工作人員和員工之間進行合作。公司合規官在與執行董事協商後，可以對投訴進行調查。
  公司合規官將製定並實施一個多方面的教育和培訓計劃，重點放在SHS道德規範和公司合規計劃上。 SHS董事會和員工將接受與其職責相關的適當合規培訓。
  公司合規官將為員工和其他人員建立和管理一個保密的通訊系統，以舉報可疑的不合規活動或尋求有關合規問題的指導，而不必擔心受到報復。
  公司合規官可在與執行董事協商後調查任何違規問題。將與執行主任協商制定糾正措施計劃，以解決各個部門和服務領域（包括提供者和獨立承包商）的不合規情況。
  公司合規官將通過定期的內部和/或外部審核系統來監控合規情況。所有審計系統均應事先由執行主任批准。
  公司合規官將要求向該設施提供醫療服務的獨立承包商和代理商接受公司合規計劃的教育，並同意遵守有關編碼，計費，營銷以及其功能特定的任何其他領域的相關政策和程序。
  公司合規官將就所有收到的報告，進行的調查，提出的建議以及所有其他與合規相關的問題向高級領導委員會和董事會提交季度合規活動報告。該報告將包括針對SHS，專業員工或僱員提起的涉及或被指控涉及以下任何一項的任何起訴或行政訴訟：

• 任何涉及重罪的刑事訴訟，任何針對SHS的重大犯罪，挪用公款或盜竊，違反任何與執行政府計劃有關的法律或公共機構的規章。
• 監管機構與專業工作人員或僱員的非法或不當行為有關的任何重大行政行為。
• 計劃主任和診所經理
  計劃或診所經理負責公司合規計劃的製定和實施。他們的職責是：
  • 協助企業合規官執行計劃或診所風險評估：
  • 在其專業領域內製定或參與製定合規政策和程序；
  • 確保向其計劃/診所及其員工提供實施指導和教育；
  • 建立針對其合規風險領域的監控流程；
  • 審核審核報告以確定是否需要進一步的教育或政策修訂或發展；
  • 與同事建立聯繫，訂閱有關其履約責任領域中的新發展的信息性出版物，並適當傳播和管理該信息；
  • 提供有關專業領域的政策和程序的建議或解釋；
  • 傳達其計劃/診所及其員工的政策變更；和，
  • 將有關合規性問題的疑問或疑慮傳達給公司合規官。
• 內部審計團隊
  內部合規團隊將由公司合規官和/或高級領導委員會在適當的時候選拔。內部審計團隊將在審計之前開會，以製定行動計劃，並根據需要接收任何其他信息和培訓。內部審計團隊的職責是協助公司合規官進行風險分析，以確定欺詐和濫用風險因素，執行審計以發現違法行為，識別和報告內部控制系統中的任何重大缺陷，並提出改進建議內部系統。
• 僱員
  企業合規計劃的有效性取決於所有員工的全面參與。
  所有員工都必須遵守企業合規計劃的所有標準，政策和程序。要求員工參加所有規定的道德和合規性教育與培訓課程；以道德，有效和專業的方式履行工作職責；了解並遵守SHS道德守則；遵守所有州和聯邦法律，標準，政策和程序；向計劃總監，診所經理或企業合規官報告潛在的欺詐和濫用行為。

• 公司合規教育和培訓計劃
  1. 道德培訓
     SHS道德規范培訓是公司合規計劃的組成部分。培訓將在新員工入職時完成；現有員工將接受初始培訓。培訓將把SHS道德規範與其任務相結合。
  2. 合規培訓
     SHS要求員工根據需要參加針對其工作職責和職責的合規培訓，包括聯邦和州法律，私人付款人政策，SHS政策和程序以及企業道德方面的培訓。 SHS培訓計劃包括三個級別的培訓：定向培訓，高級培訓和專項培訓。
     入職培訓級別包括對SHS的使命和道德準則，合規背景，計劃目的的審查，以及對SHS企業合規計劃的概述。董事會批准公司合規計劃後，所有現有員工都將接受合規方向培訓。所有新員工都必須在僱用日期的60天內接受合規培訓。
     高級級別將包括有關欺詐和濫用法律及違法行為的有關私人和付款人的聯邦和州法規，法規，指南和政策的適當培訓。該級別還將包括識別高風險和脆弱性領域的培訓。該級別將專注於醫療保健法，並將更多注意力放在商業慣例上。
     特定級別將為特定領域提供專門培訓。該培訓將著重於在特定環境中遵守特定政策和程序，包括但不限於編碼，計費，成本報告和營銷流程。
     所有員工將參加各種合規培訓計劃。他們的參加和參加培訓計劃是繼續就業的條件，如果不遵守這些要求，將導致紀律處分，包括在嚴重失敗時可能被解僱。遵守企業合規計劃（包括培訓要求）是每位員工進行年度評估的一個因素。人力資源部將保留對員工進行培訓的記錄，包括出勤記錄和培訓課程中分發的材料。
     以下列出的是員工團體和他們將獲得的合規培訓級別：
     定向高級特定
     董事會xx根據需要
     高級領導委員會xx根據需要
     計劃主管和診所經理xx根據需要
     員工x根據需要
     公司合規官將每年對培訓計劃進行審核和審查，以確定它們是否有效以及其內容是否適用於當前的政策和法律；將向高級領導委員會提出改進建議。
     公司合規官應通過時事通訊，備忘錄，電子郵件或其他適當方式，發布州和聯邦法規，SHS政策和程序以及與合規問題有關的任何其他信息的更新。程序主管或診所經理將在員工會議，特別會議上或單獨與所有適當的員工共享此信息。
     計劃主管或診所經理將協助確定需要特定培訓的領域，並將協助實施培訓。公司合規官將利用內部和外部培訓師來提供特定的培訓計劃。作為合規計劃一部分的任何正式培訓都將記錄在案，並保存在人力資源文件中。
• 通訊系統
  1. 與員工溝通的機制：
     公司合規官將通過員工入職培訓，程序主任和診所經理培訓，出版物，備忘錄，更新和電子郵件來傳播所有相關的合規計劃信息。計劃主管和診所經理將根據需要通過員工會議和特別會議來傳播此信息。有關新法規或政策的信息將及時處理，以實施新程序。
  2.  員工溝通機制：
     鼓勵員工與直屬上司討論有關法律，政策和程序解釋的問題，對不道德行為的道德或法律行為的關注或任何其他合規性問題。如果由於顧慮的性質而無法做到這一點，或者員工對答復不滿意，則可以繼續執行職權範圍或致電“員工求助熱線”致電公司合規官。
     公司合規官有責任向所有員工提供隨時報告不合規活動的方式，而不必擔心受到打擊或報復。 SHS已建立了求助熱線，號碼為618-956-9506。員工可以隨時使用此號碼詢問員工與合規性有關的問題或報告實際或潛在的不合規活動，包括涉及賬單和索賠提交，欺詐和濫用法律和法規，違反SHS道德守則，政策和程序的活動。服務熱線報告只能由公司合規官或授權的專職人員訪問。公司合規官或高級領導委員會將迅速，合理地調查對幫助熱線所做的所有報告。根據真誠提交的報告，與SHS關聯的任何個人都不會受到報復。任何此類報復都是違反《公司合規計劃》的行為，應立即向公司合規官報告。
     公司合規官有責任確保通過幫助熱線收到的所有報告的完整性和機密性。公司合規官還應保留所有報告和查詢的記錄。
• 執行力
  正如SHS人事政策和程序中所述，員工有責任在以SHS的正式身份行事的同時，始終以道德和專業的方式行事。不遵守Shawnee的任何政策（包括公司合規政策）會導致員工受到紀律處分，包括解僱。 SHS對合規性的承諾適用於組織內的所有人員級別。不遵守規定的後果將一貫適用和執行。所有員工，獨立從業者和獨立承包商將因實施類似罪行而受到相同的紀律處分。
  所有合規培訓計劃都將強調，所有員工都有責任和義務舉報他人（包括主管）進行的任何不合規活動。違反《公司合規計劃》，適用的法規和條例將被視為非常嚴重的行為，將對那些不遵守或疏忽舉報他人未遵守規定的行為進行紀律處分。
• 審核與監控
  1. 稽核
     公司合規官將與執行董事和高級領導委員會協商，制定公司年度審核計劃，根據特定的專業知識要求和情況確定由內部審核組組成的人員，並確定審核的優先級和頻率。審計將集中於公司對特定規則和政策的遵守，而這些規則和政策一直是醫療保險財政中介機構或承運人特別關注的焦點，如OIG特別欺詐警報，OIG審計和評估，資助機構和執法機構所證明的那樣。倡議。此外，審核將針對以下領域的任何領域：
     任何員工都已確定的關注點。
     審核可由公司合規官或由SHS員工或外部審核員組成的內部審核小組執行，具體取決於要審核的特定領域和情況。附件A指出了要採用的審核過程。
     審計將為將來的監視和基準分析建立基準，以確定設施在減少或消除風險方面的進展。公司合規官將審核審計結果，並向高級領導委員會提供糾正措施的建議。如果確定審計發現程序不當，對規則的誤解（包括欺詐和系統性問題），則公司合規官將與執行主任協商，以迅速採取措施糾正問題。公司合規官將向執行董事報告發現的任何超額付款，以確定適當的支付方式。
     向受影響的付款人進行報告和報銷。無論是否已要求多付款，都將及時付款。任何此類付款必須得到執行主任的批准。
  2. 驗證
     每當糾正或改進計劃是審核的結果時，至關重要的是監視更改以驗證其成功。為此，企業合規官將在實施行動計劃後的八（8）個月內進行狀態審核審核。該審核將作為“現場檢查”，以確定所做的更改是否產生了預期的結果。驗證和審核將由公司合規辦公室進行監控和安排。如有重大變更，將報告執行主任授權。
• 對發現的系統性不合規的響應並採取糾正措施
  不遵守《企業合規計劃》以及不遵守SHS道德守則，聯邦或州法律或法規的行為，威脅到SHS作為可靠，誠實和可信賴的提供者的地位。發現但未糾正的不合規活動會嚴重危害SHS的使命，聲譽和法律地位。因此，在收到舉報或合理的懷疑違規跡像後，企業合規官將立即採取措施調查相關行為，以確定是否嚴重違反了適用法律或違反了法律。
  發生了企業合規計劃的要求，如果是，請採取措施糾正問題。
  1. 回复
     在收到違反Shawnee的《道德守則》，政策或程序，州或聯邦法律或法規的指控後，公司合規官應審查所有事實以確保對問題的理解。收到報告後，將使用“違規報告”協議（附件B），並且公司合規官將通知執行董事。
     公司合規官和執行董事將確定調查所需的任何調查支持，並按以下優先順序排列：
     優先級24小時內發起
     優先級2在7個工作日內啟動
     優先級三：在24個工作日內啟動
     然後，公司合規官應將調查的摘要報告提交執行主任。
  2. 糾正措施
     調查的結果可能很嚴重，足以保證立即採取糾正措施，或需要跨學科的努力來解決和糾正。執行董事有權終止任何違反法規的部門或職能部門的運作，並有權終止該部門的運作。 “跟進協議”（附件C）將用於終止任何不適當的計費或不合規活動，並識別可能從事非法或不合規活動的任何員工。
     執行董事和公司合規官將確定涉及刑法，民法或行政法的不合規活動的可信證據，是否有必要向適當的政府當局報告。如果確定存在不合規活動的可信證據，則必須在合理的時間內舉報，SHS將採取適當的糾正措施，包括及時將任何多付的款項歸還給受影響的付款人和
     施加適當的紀律處分。公司合規官將看到員工接受了適當的培訓，以防止再次發生。將建立持續的監控以確保持續合規，並將結案。公司合規官將所有合規文檔保存在機密文件中。
• 記錄保存要求：
  公司合規官將記錄為遵守適用法規，法規和聯邦醫療保健計劃要求所做的努力。報告將由企業合規官根據本計劃進行維護，並且應保留七（7）年。在七（7）年結束時，可以根據SHS為銷毀機密記錄而建立的程序銷毀與報告合規活動有關的所有相關文檔。要銷毀的合規性文件將包括但不限於：
  • 服務熱線報告
  • 服務熱線日誌
  • 向執行董事，高級領導委員會或董事會的報告
  • 審計報告
  • 審核工作表
  • 公司合規培訓記錄。
• 附件：
  1. 合規審核流程
  2. 不遵守議定書的報告
  3. 後續協議
  4. 合規活動報告

合規活動報告附件D

1. 教育和培訓更新
2. 審計活動
   1. 預定的
   2. 調查性
   3. 未來審核
3. 熱線服務電話報告摘要
   1. 通話類型
   2. 主題
   3. 地位
4. 政策變更
5. 合規更新

數據/ Pang P＆P /企業合規性1209 1